MGM 211
Business Communication
Chapter 2 : Oral Communication
DAE Computer Information Technology | Second Year
Short Questions
Exchange of information between officers and subordinates within the
organization is called internal communication.
ایک ہی ادارہ میں افسران اور ماتحتوں کے درمیان معلومات کے تبادلہ کو اندرونی کمیونیکشن کہتے ہیں۔
Send representatives to establish rapport with the clients External communication.
جب کاروباری ادارے ایک دوسرے کے ساتھ معلومات کا تبادلہ کرتے ہیں تو اسے بیرونی کمیونیکیشن کہتے ہیں۔
Non-verbal communication is unspoken media of communication.
ایسا ابلاغ جن کو زبانی ادا نہیں کیا جا سکتا۔ اسے غیر لفظی ابلاغ کہتے ہیں۔ مثلاً چہرے کےتاثرات، انداز اور خوشبو وغیرہ۔
1. Posture
انداز
2. Eye Content
آنکھ کا رابطہ
3. Facial Expressions
چہرے کے تاثرات
1. Save Time
وقت کی بچت
2. Save Money
پیسہ کی بچت
3. Immediate Feedback
فوری رائے
1. Written communication helps in laying down apparent principles, policies and rules for running of an organization.
تحریری مواصلات کسی تنظیم کو چلانے کے لئے واضح اصولوں ، پالیسیوں اور قواعد وضع کرنے میں مدد کرتی ہے۔
2. Written communication is more precise and explicit.
تحریری مواصلات بہت زیادہ درست اور واضح ہوتی ہے۔
3. It provides ready records and references.
یہ تیار ریکارڈ اور حوالہ جات فراہم کرتا ہے۔.
When in the communication of message one is speaker and other is listener, it will be called Verbal communication.
جب ابلاغ تحریری نہ ہو بلکہ پیغام دینے والا اور وصول کرنے والا آمنے سامنے ہو یعنی ایک سننے والا اور دوسرا بولنے والا موجود ہو اور معلومات کا آپس میں تبادلہ ہو تو اسے زبانی ابلاغ کہیں گے۔
When information is exchanged in the form of writing, this will be written communication. Such as written orders, instructions, reports, forms and letters, etc.
جب معلومات کا تبادلہ تحریر کی صورت میں ہو تو اس تحریری ابلاغ کہیں گے۔ مثلاً تحریری حکم نامے، ہدایات، رپورٹس، فارم اور خطوط وغیرہ۔
1. Extemporaneous Method
برجستہ / بے ساختہ طریقہ
2. Manuscript Reading Method
مسودہ پڑھنے کا طریقہ
3. Memorization Method
رٹا لگانے / یاد کرنےکا طریقہ
4. Impromptu Method
فی البدیہہ بولنے کا طریقہ
In this way you speak with the help of a pre-prepared sketch or notes that is in your intellect. Your eye contact with the audience remains because your style is natural.
اس طریقہ میں آپ پہلے سے تیار شدہ خاکہ یا نوٹس کی مدد سے بولتے ہیں جو کہ آپ کے ذہین میں ہوتا ہے۔ سامعین کے ساتھ آپ کا آنکھ کا رابطہ رہتا ہے کیونکہ آپ کا انداز قدرتی ہوتا ہے۔
If you are suddenly asked to comment on something at any time, it is called the way to speak. This usually happens to high personalities.
اگر آپ کو کسی بھی وقت اچانک کسی کام کے بارے میں تبصرہ کرنے کے لیے کہا جاتا ہے تو اسے فی البدیہہ بولنے کا طریقہ کہتے ہیں۔ یہ عموماً اعلٰی شخصیات کے ساتھ پیش آتا ہے۔
It happens in case. When there is a very long speech and it is not possible to remember it or there are complex and technical facts.
اس طریقہ میں آپ کے پاس لکھا ہوا مواد یا تقریر ہوتی ہے اور آپ اسے ہوبہو پڑھ دیتے ہیں۔ ایسا صرف اسی صورت میں ہوتا ہے۔ جب بہت لمبی تقریر ہو اور اسے یاد رکھنا ممکن نہ ہو یا پیچیدہ اور ٹیکنیکل حقائق ہوں۔
1. Identify your purpose.
مقصد کا تعین
2. Select the Topic
موضوع کا انتخاب
3. Know your audience.
سامع کی پہچان
Oral presentations, also known as public speaking, consist of an individual or group verbally addressing an audience on a particular topic.
اس سے مراد یہ ہے کہ آپ الفاظ اور اشارات کے ذریعے اپنے پیغام کو دوسروں تک پہنچا رہے ہیں۔ زبانی پیغام رسانی کسی ایک فرد کو بھی ہو سکتی ہے اور گروپ کو بھی۔
1. Clear oral expression
واضح زبانی اظہار
2. Better understanding
بہتر تفہیم
3. Patience
صبر
1. Completeness
پیغام مکمل ہو
2. Conciseness
جامعیت
3. Consideration
احترام
4. Clarity
وضاحت
Information is transmitted to different individuals and sectors in an organization. For which the administration needs a better channel. These channels are called communication trafficking.
ایک ادارہ میں مختلف افراد اور شعبوں میں معلومات کی ترسیل کی جاتی ہیں۔ جس کے لیے انتظامیہ کو بہتر چینل کی ضرورت ہوتی ہے۔ انہی چینلز کا ابلاغ کی آمدورفت کہتے ہیں۔
In the Y network, the flow of communication resembles an upside-down Y; information flows upward and downward through the hierarchy, widening to encompass the number of employees reporting to a supervisor.
وائی نیٹ ورک میں ، مواصلات کا بہاؤ الٹا وائی سے ملتا جلتا ہے۔ درجہ بندی کے ذریعے معلومات اوپر اور نیچے بہہ جاتی ہیں ، جس میں سپروائزر کو رپورٹ کرنے والے ملازمین کی تعداد کا احاطہ کیا جاتا ہے۔
1. Chain
چین
2. Wheel
وہیل
3. Y
وائی
4. Star
ستار
5. Circle
سرکل
In chain network, communication travels up and down through the hierarchy. Each person communicates with only the person directly above or below in terms of reporting relationships.
چین نیٹ ورک میں ، مواصلات درجہ بندی کے ذریعہ اوپر اور نیچے سفر کرتی ہے۔ ہر شخص تعلقات کی اطلاع دینے کے معاملے میں صرف اوپر یا نیچے کے شخص کے ساتھ براہ راست بات چیت کرتا ہے۔
03129671316, 03085507292
Share feedback in the comment
Jizakullah sir🥰
Thank you very much sir